Chính sách quyền riêng tư
Chat Auto là ứng dụng trợ lý tự động trả lời tin nhắn dành cho người bán hàng, do cá nhân Võ Thành Phúc Nguyễn sở hữu và vận hành (sau đây gọi là “chúng tôi”).
Chính sách này nói rõ chúng tôi thu thập dữ liệu gì, dùng để làm gì, chia sẻ cho ai, giữ trong bao lâu và bạn có những quyền gì. Khi bạn tạo tài khoản và sử dụng Chat Auto, bạn đồng ý với chính sách này.
Mọi thắc mắc về dữ liệu, xin liên hệ: nguyenphuc2004aye@gmail.com
Tóm tắt trong 6 dòng
- Chúng tôi không bán dữ liệu của bạn cho bất kỳ ai.
- Ứng dụng không nhúng SDK quảng cáo và không có công cụ theo dõi hành vi người dùng.
- Chúng tôi không thu thập vị trí, danh bạ, micro, camera nền hay lịch sử duyệt web.
- Chúng tôi không lưu toàn bộ lịch sử tin nhắn của bạn — chỉ lưu đúng những mục nêu ở phần 2.4.
- Dữ liệu không được dùng để huấn luyện AI. Bot so khớp câu bằng thuật toán so chuỗi, không gửi tin nhắn đi đâu cả.
- Bạn có thể xoá tài khoản ngay trong ứng dụng bất cứ lúc nào — xem phần 7.
1. Dữ liệu chúng tôi thu thập
1.1. Thông tin tài khoản Chat Auto
- Địa chỉ email — bắt buộc, dùng làm tên đăng nhập và để gửi mã đăng nhập.
- Mật khẩu — lưu dưới dạng mã băm một chiều. Chúng tôi không đọc được mật khẩu gốc của bạn.
- Mã đăng nhập một lần gửi qua email — cũng lưu dạng mã băm và tự hết hạn sau ít phút.
- Tên hiển thị và ảnh đại diện — nếu bạn tự nhập, hoặc lấy từ tài khoản Google khi bạn chọn đăng nhập bằng Google.
- Ngày tạo tài khoản, gói dịch vụ và hạn dùng.
- Mã giới thiệu của bạn và mã của người đã giới thiệu bạn (nếu có).
1.2. Tài khoản nhắn tin mà bạn kết nối
Khi bạn kết nối một tài khoản Zalo, Telegram hoặc nền tảng khác để bot trả lời thay bạn, chúng tôi lưu:
- Mã định danh của tài khoản đó trên nền tảng, tên hiển thị, ảnh đại diện và số điện thoại gắn với tài khoản đó — nếu nền tảng cung cấp.
- Phiên đăng nhập của tài khoản đó, được mã hoá trước khi ghi xuống cơ sở dữ liệu. Phiên này chỉ phục vụ đúng một việc: giữ kết nối để bot nhận tin và gửi câu trả lời thay bạn.
- Nhãn bạn tự đặt cho tài khoản và các thiết lập bot: lời chào, câu chờ chính chủ, bật/tắt trả lời tin riêng, bật/tắt trả lời trong nhóm, khung giờ hoạt động.
Bạn có thể ngắt kết nối một tài khoản bất cứ lúc nào trong ứng dụng. Khi ngắt, phiên đăng nhập đã lưu sẽ bị xoá khỏi hệ thống.
1.3. Nội dung do bạn tự soạn
- Các câu hỏi và câu trả lời mẫu bạn khai, thư mục sắp xếp, bộ mẫu theo ngành nghề bạn chọn.
- Ảnh, video và tệp bạn đính kèm vào câu trả lời để bot gửi cho khách. Các tệp này được cất trên dịch vụ lưu trữ Cloudinary, có máy chủ đặt ngoài Việt Nam, vì nền tảng nhắn tin cần một đường dẫn công khai để tải tệp về rồi gửi cho khách của bạn.
Ứng dụng chỉ đọc thư viện ảnh hoặc tệp trên máy bạn tại đúng thời điểm bạn chủ động chọn tệp. App không tự quét máy và không đọc gì ngoài tệp bạn chọn.
1.4. Dữ liệu phát sinh khi bot đang chạy
Để bot hoạt động đúng và để bạn biết bot đã bỏ sót câu nào, chúng tôi lưu:
- Mã hội thoại, loại hội thoại (tin riêng hay tin nhóm), tên hiển thị của người nhắn, và dấu thời gian bot đã chào / đã gửi câu chờ.
- Sổ câu chưa biết: nội dung những tin khách gửi mà không khớp câu nào bạn đã khai, kèm số lần được hỏi và tên hiển thị của người hỏi gần nhất. Mục đích duy nhất là để bạn xem lại và bổ sung câu trả lời.
- Số lượt bot đã trả lời mỗi ngày, để hiển thị thống kê và tính hạn mức của gói.
Chúng tôi không sao lưu toàn bộ nội dung hội thoại của bạn. Tin nhắn khớp câu mẫu chỉ được xử lý trong bộ nhớ tạm để so khớp rồi bỏ đi ngay. Chỉ những tin không khớp mới được ghi lại, vì đó chính là thứ bạn cần xem để dạy bot.
1.5. Thanh toán và hoa hồng giới thiệu
- Khi bạn mua gói: mã đơn, tên gói, số tiền, thời điểm và mã giao dịch ngân hàng. Việc đối soát chuyển khoản do đối tác SePay thực hiện. Chúng tôi chỉ nhận về mã giao dịch và số tiền — không nhận, không lưu số thẻ, mã OTP hay thông tin đăng nhập ngân hàng của bạn.
- Khi bạn tham gia chương trình giới thiệu và yêu cầu nhận hoa hồng, bạn tự nhập: tên ngân hàng, số tài khoản, tên chủ tài khoản, chi nhánh và số điện thoại. Dữ liệu này chỉ dùng để chuyển tiền hoa hồng cho bạn và lập chứng từ chi.
1.6. Thiết bị và ứng dụng
- Mã thông báo đẩy do Firebase Cloud Messaging (Google) cấp cho máy bạn, kèm loại nền tảng (iOS, Android, máy tính) — để gửi thông báo về trạng thái bot và hạn gói.
- Phiên bản ứng dụng đang chạy — để hỗ trợ kỹ thuật và báo bản cập nhật bắt buộc.
- Địa chỉ IP và nhật ký truy cập máy chủ — lưu tạm để chống lạm dụng, chống đăng nhập trái phép và gỡ lỗi.
1.7. Đánh giá
Số sao và nội dung góp ý, nếu bạn chủ động gửi đánh giá trong ứng dụng.
1.8. Face ID / Touch ID
Nếu bạn bật khoá ứng dụng bằng sinh trắc học, việc xác thực do hệ điều hành của máy thực hiện. Ứng dụng chỉ nhận kết quả đúng/sai. Chúng tôi không đọc, không lưu và không gửi đi bất kỳ dữ liệu khuôn mặt hay vân tay nào.
2. Dữ liệu khách hàng của bạn — ai chịu trách nhiệm
Khi khách nhắn tin cho tài khoản bạn đã kết nối, bạn là người quyết định dữ liệu đó được thu thập và sử dụng thế nào. Chúng tôi chỉ xử lý thay bạn, đúng theo các thiết lập bạn tự bật trong ứng dụng.
Vì vậy, bạn có trách nhiệm:
- Không dùng Chat Auto để gửi tin rác, lừa đảo, quấy rối hay bất kỳ mục đích trái pháp luật nào.
- Tuân thủ điều khoản sử dụng của nền tảng nhắn tin mà bạn kết nối.
- Tuân thủ pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, trong đó có Nghị định 13/2023/NĐ-CP của Việt Nam, và thông báo cho khách của bạn khi pháp luật yêu cầu.
Nếu khách của bạn yêu cầu xoá dữ liệu của họ, bạn có thể tự xoá mục tương ứng trong sổ câu chưa biết ngay trong ứng dụng, hoặc liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ.
3. Chúng tôi dùng dữ liệu để làm gì
- Vận hành bot: nhận tin, so khớp câu hỏi và gửi câu trả lời thay bạn.
- Xác thực đăng nhập, giữ phiên và khoá ứng dụng bằng sinh trắc học.
- Ghi nhận thanh toán, cấp gói, nhắc hạn và trả hoa hồng giới thiệu.
- Gửi thông báo vận hành: bot bị ngắt kết nối, gói sắp hết hạn, bảo trì hệ thống.
- Hỗ trợ kỹ thuật khi bạn báo lỗi.
- Phát hiện và ngăn chặn hành vi lạm dụng, gian lận, đăng nhập trái phép.
- Cải thiện sản phẩm dựa trên số liệu tổng hợp, không gắn với danh tính cá nhân.
Chúng tôi không dùng dữ liệu của bạn để huấn luyện mô hình AI và không gửi tin nhắn của bạn tới bất kỳ dịch vụ AI nào. Bot so khớp câu hỏi bằng thuật toán so chuỗi chạy trên chính máy chủ của chúng tôi.
4. Chúng tôi chia sẻ dữ liệu cho ai
Chúng tôi chỉ chia sẻ ở mức tối thiểu cần thiết để dịch vụ chạy được:
| Bên nhận | Dữ liệu được chia sẻ | Vì sao |
|---|---|---|
| Google (Firebase Authentication, Firebase Cloud Messaging) | Email và định danh đăng nhập; mã thông báo đẩy của thiết bị | Đăng nhập bằng Google và gửi thông báo đẩy |
| SePay | Mã đơn, số tiền, nội dung chuyển khoản | Đối soát tự động tiền chuyển khoản khi bạn mua gói |
| Cloudinary | Ảnh và video bạn đính kèm vào câu trả lời | Lưu trữ tệp và tạo đường dẫn để nền tảng nhắn tin tải về gửi cho khách |
| Nền tảng nhắn tin (Zalo, Telegram và các nền tảng bạn kết nối) | Nội dung câu trả lời, ảnh và tệp bạn đã soạn | Để gửi tới khách của bạn — đây chính là chức năng của ứng dụng |
| Nhà cung cấp hạ tầng máy chủ | Toàn bộ dữ liệu lưu trên máy chủ, ở dạng lưu trữ | Chỗ đặt hệ thống. Nhà cung cấp không được phép truy cập nội dung dữ liệu |
| Cơ quan nhà nước có thẩm quyền | Chỉ phần dữ liệu được yêu cầu | Khi có yêu cầu hợp pháp bằng văn bản |
Chúng tôi không bán, không cho thuê và không trao đổi dữ liệu của bạn với bên thứ ba vì mục đích thương mại hay quảng cáo.
5. Lưu ở đâu và giữ trong bao lâu
- Dữ liệu được lưu trên máy chủ riêng do chúng tôi thuê và tự quản lý, đặt tại Việt Nam. Mọi kết nối giữa ứng dụng và máy chủ đều được mã hoá bằng HTTPS.
- Các dịch vụ của Google (đăng nhập, thông báo đẩy) và dịch vụ lưu trữ tệp Cloudinary có thể xử lý dữ liệu trên máy chủ đặt ngoài lãnh thổ Việt Nam.
- Ảnh và video bạn đính kèm được giữ trên Cloudinary cho tới khi bạn xoá câu trả lời chứa chúng, hoặc xoá tài khoản.
- Phiên đăng nhập của các tài khoản nhắn tin được mã hoá trước khi ghi xuống cơ sở dữ liệu.
- Mật khẩu và mã đăng nhập được lưu dưới dạng băm một chiều, không thể khôi phục ngược.
- Dữ liệu tài khoản được giữ trong suốt thời gian bạn còn sử dụng dịch vụ. Sau khi bạn xoá tài khoản, xem phần 6.
- Hồ sơ thanh toán được giữ tối đa 5 năm theo quy định về lưu trữ chứng từ.
- Nhật ký máy chủ được giữ tối đa 90 ngày.
6. Quyền của bạn và cách xoá tài khoản
Bạn có các quyền sau, và có thể thực hiện bất cứ lúc nào:
- Xem và sửa — toàn bộ dữ liệu tài khoản, câu trả lời và thiết lập đều hiển thị và sửa được ngay trong ứng dụng.
- Xoá từng phần — xoá câu trả lời, thư mục, tệp đính kèm, mục trong sổ câu chưa biết, hoặc ngắt kết nối một tài khoản nhắn tin.
- Yêu cầu bản sao dữ liệu — gửi email cho chúng tôi, chúng tôi trả lời trong vòng 7 ngày làm việc.
- Rút lại sự đồng ý — bằng cách ngừng sử dụng và xoá tài khoản.
- Khiếu nại — gửi email cho chúng tôi, hoặc gửi tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Xoá toàn bộ tài khoản
Trong ứng dụng, vào Cài đặt → Tài khoản → Xoá tài khoản và xác nhận.
Ngay khi bạn xác nhận, hệ thống lập tức:
- thu hồi toàn bộ phiên đăng nhập trên mọi thiết bị;
- tắt bot trên tất cả tài khoản nhắn tin bạn đã kết nối và ngắt kết nối chúng;
- ngừng mọi việc gửi tin thay bạn.
Dữ liệu còn lại được xoá vĩnh viễn khỏi hệ thống trong vòng 30 ngày, trừ hồ sơ thanh toán phải giữ theo quy định nêu ở phần 5. Trong 30 ngày đó, nếu bạn đổi ý, hãy liên hệ chúng tôi để khôi phục tài khoản.
Không cài được ứng dụng? Gửi email tới nguyenphuc2004aye@gmail.com từ chính địa chỉ email bạn đã đăng ký, tiêu đề “Yêu cầu xoá tài khoản”. Chúng tôi xử lý trong vòng 7 ngày làm việc.
7. Bảo mật
Chúng tôi áp dụng các biện pháp sau:
- Toàn bộ đường truyền giữa ứng dụng và máy chủ được mã hoá HTTPS.
- Mật khẩu và mã đăng nhập lưu dạng băm một chiều.
- Phiên đăng nhập của các tài khoản nhắn tin được mã hoá khi lưu.
- Phiên truy cập tự hết hạn; đăng nhập sai nhiều lần sẽ bị tạm khoá.
- Chỉ người vận hành hệ thống mới được truy cập máy chủ, và chỉ khi cần xử lý sự cố.
- Bạn có thể bật khoá ứng dụng bằng Face ID / Touch ID để người khác cầm máy cũng không mở được.
Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Nếu xảy ra sự cố làm lộ dữ liệu cá nhân, chúng tôi sẽ thông báo cho người dùng bị ảnh hưởng và cơ quan có thẩm quyền theo đúng quy định pháp luật.
8. Trẻ em
Chat Auto là công cụ dành cho người kinh doanh và không dành cho người dưới 16 tuổi. Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu của trẻ em. Nếu phát hiện một tài khoản do người dưới 16 tuổi tạo, chúng tôi sẽ xoá tài khoản đó và dữ liệu liên quan.
9. Thay đổi chính sách
Khi chính sách này thay đổi, chúng tôi cập nhật nội dung tại đúng địa chỉ này và sửa lại ngày ở đầu trang. Nếu thay đổi ảnh hưởng đáng kể tới quyền của bạn, chúng tôi sẽ thông báo trong ứng dụng hoặc qua email trước khi áp dụng.
10. Liên hệ
Bên chịu trách nhiệm về dữ liệu: Võ Thành Phúc Nguyễn
Email: nguyenphuc2004aye@gmail.com
Sản phẩm: Chat Auto — chatautovn.com
Chúng tôi trả lời mọi yêu cầu liên quan tới dữ liệu cá nhân trong vòng 7 ngày làm việc.
Privacy Policy
Chat Auto is an automated message-reply assistant for merchants, owned and operated by Vo Thanh Phuc Nguyen, an individual developer (“we”, “us”).
This policy explains what data we collect, why, who we share it with, how long we keep it, and what rights you have. By creating an account and using Chat Auto, you agree to this policy.
Data enquiries: nguyenphuc2004aye@gmail.com
Summary
- We do not sell your data to anyone.
- The app contains no advertising SDKs and no behavioural tracking tools.
- We do not collect location, contacts, microphone, background camera or browsing history.
- We do not store your full message history — only the items listed in section 1.4.
- Your data is never used to train AI models. Matching runs on a string-similarity algorithm on our own server.
- You can delete your account inside the app at any time — see section 6.
1. Data we collect
1.1. Chat Auto account information
- Email address — required; used as your username and to send login codes.
- Password — stored as a one-way hash. We cannot read your original password.
- One-time login codes sent by email — also hashed, and they expire within minutes.
- Display name and profile picture — if you enter them, or from your Google account if you sign in with Google.
- Account creation date, subscription plan and expiry date.
- Your referral code and the code of whoever referred you, if any.
1.2. Messaging accounts you connect
When you connect a Zalo, Telegram or other messaging account so the bot can reply on your behalf, we store:
- That account's platform identifier, display name, profile picture and the phone number attached to it, where the platform provides these.
- That account's login session, encrypted before it is written to the database. It serves exactly one purpose: keeping the connection alive so the bot can receive messages and send your replies.
- The label you give the account and its bot settings: greeting, hold message, private-reply and group-reply toggles, and active hours.
You can disconnect an account at any time in the app; the stored session is then deleted.
1.3. Content you create
- The question-and-answer pairs you write, your folders, and the industry template set you choose.
- Images, videos and files you attach to replies for the bot to send to your customers. These files are stored on Cloudinary, whose servers are located outside Vietnam, because messaging platforms need a public link in order to fetch a file and deliver it to your customer.
The app reads your photo library or files only at the moment you actively pick a file. It never scans your device and reads nothing beyond what you select.
1.4. Data generated while the bot runs
- Conversation identifier, conversation type (direct or group), the sender's display name, and timestamps of greetings and hold messages sent.
- Unmatched-questions log: the text of incoming messages that did not match any of your saved questions, with how many times it was asked and the most recent asker's display name. Its only purpose is to let you review and add missing replies.
- Daily reply counts, used for your statistics and plan quota.
We do not archive your conversations. Messages that match a saved question are held in memory only long enough to compare them, then discarded. Only unmatched messages are recorded, because those are precisely what you need in order to train the bot.
1.5. Payments and referral commission
- When you buy a plan: order code, plan name, amount, timestamp and bank transaction reference. Bank-transfer reconciliation is handled by our partner SePay. We only receive the transaction reference and the amount — we never receive or store card numbers, OTPs or your banking credentials.
- If you join the referral programme and request a payout, you enter your bank name, account number, account holder name, branch and phone number. This is used solely to pay your commission and to issue the payment record.
1.6. Device and app data
- Push notification token issued to your device by Firebase Cloud Messaging (Google), plus platform type (iOS, Android, desktop) — used to notify you about bot status and plan expiry.
- App version in use — for support and mandatory-update notices.
- IP address and server access logs — kept temporarily to prevent abuse and unauthorised logins, and to debug problems.
1.7. Reviews
Star rating and comments, if you choose to submit a review in the app.
1.8. Face ID / Touch ID
If you enable biometric app lock, authentication is performed by your device's operating system. The app only receives a pass/fail result. We never read, store or transmit any face or fingerprint data.
2. Your customers' data — who is responsible
When your customers message an account you have connected, you decide how that data is collected and used. We process it on your behalf, strictly according to the settings you enable in the app.
Accordingly, you are responsible for:
- Not using Chat Auto for spam, fraud, harassment or any unlawful purpose.
- Complying with the terms of service of any messaging platform you connect.
- Complying with personal-data protection law, including Vietnam's Decree 13/2023/ND-CP, and notifying your customers where the law requires it.
If one of your customers asks you to delete their data, you can delete the relevant entry from the unmatched-questions log inside the app, or contact us for help.
3. How we use data
- Running the bot: receiving messages, matching questions and sending your replies.
- Authenticating logins, maintaining sessions and locking the app with biometrics.
- Recording payments, activating plans, sending expiry reminders and paying referral commission.
- Sending operational notices: bot disconnected, plan expiring, scheduled maintenance.
- Providing technical support when you report a problem.
- Detecting and preventing abuse, fraud and unauthorised access.
- Improving the product using aggregate figures that are not tied to any individual.
We do not use your data to train AI models and we do not send your messages to any AI service. Question matching runs on a string-similarity algorithm on our own server.
4. Who we share data with
We share only the minimum necessary for the service to function:
| Recipient | Data shared | Purpose |
|---|---|---|
| Google (Firebase Authentication, Firebase Cloud Messaging) | Email and sign-in identifier; device push token | Google sign-in and push notifications |
| SePay | Order code, amount, transfer reference | Automatic reconciliation of bank transfers when you buy a plan |
| Cloudinary | Images and videos you attach to replies | File storage, and the public links messaging platforms fetch in order to deliver them |
| Messaging platforms (Zalo, Telegram and others you connect) | The reply text, images and files you have written | To deliver them to your customers — this is the app's core function |
| Server infrastructure provider | All data held on the server, at rest | Hosting. The provider is not permitted to access data content |
| Competent state authorities | Only the data specifically requested | Where there is a lawful written request |
We do not sell, rent or trade your data with third parties for commercial or advertising purposes.
5. Where data is stored and for how long
- Data is held on a private server we rent and administer ourselves, located in Vietnam. All traffic between the app and the server is encrypted with HTTPS.
- Google services (sign-in, push notifications) and the Cloudinary file-storage service may process data on servers outside Vietnam.
- Images and videos you attach are retained on Cloudinary until you delete the reply that contains them, or delete your account.
- Messaging-account sessions are encrypted before being written to the database.
- Passwords and login codes are stored as one-way hashes and cannot be reversed.
- Account data is kept for as long as you use the service. After you delete your account, see section 6.
- Payment records are kept for up to 5 years, as accounting rules require.
- Server logs are kept for up to 90 days.
6. Your rights and how to delete your account
- Access and correction — all account data, replies and settings are visible and editable inside the app.
- Partial deletion — delete individual replies, folders, attachments or unmatched-question entries, or disconnect a messaging account.
- Copy of your data — email us; we respond within 7 working days.
- Withdraw consent — by ceasing use and deleting your account.
- Complain — to us by email, or to the competent data-protection authority.
Deleting your account
In the app, go to Settings → Account → Delete account and confirm.
As soon as you confirm, the system immediately:
- revokes every login session on every device;
- switches off the bot on all connected messaging accounts and disconnects them;
- stops sending any message on your behalf.
Remaining data is permanently erased within 30 days, except the payment records we are required to retain under section 5. If you change your mind within those 30 days, contact us to restore the account.
Cannot install the app? Email nguyenphuc2004aye@gmail.com from your registered address with the subject “Account deletion request”. We process it within 7 working days.
7. Security
- All traffic between app and server is encrypted with HTTPS.
- Passwords and login codes are stored as one-way hashes.
- Messaging-account sessions are encrypted at rest.
- Sessions expire automatically; repeated failed logins trigger a temporary lockout.
- Only the system operator can access the server, and only to resolve incidents.
- You can enable Face ID / Touch ID so that nobody who picks up your device can open the app.
No system is perfectly secure. Should a personal-data breach occur, we will notify affected users and the competent authorities as the law requires.
8. Children
Chat Auto is a business tool and is not intended for anyone under 16. We do not knowingly collect children's data. If we find an account created by someone under 16, we will delete that account and its associated data.
9. Changes to this policy
When this policy changes, we update it at this same address and revise the date at the top. If a change materially affects your rights, we will notify you in the app or by email before it takes effect.
10. Contact
Data controller: Vo Thanh Phuc Nguyen
Email: nguyenphuc2004aye@gmail.com
Product: Chat Auto — chatautovn.com
We answer any request concerning personal data within 7 working days.